EMPLOYEE IDENTITY CARD IN SPARK

EMPLOYEE IDENTITY CARD IN SPARK

സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങളിലും സ്കൂളുകളുകളിലുമൊക്കെ ജീവനക്കാരുടെ തിരിച്ചറിയല്‍ കാര്‍ഡുകള്‍ ഉണ്ടാക്കി വിതരണം ചെയ്യുന്ന പതിവുണ്ട്. ഇവക്കൊന്നും ഒരു പൊതു രൂപമില്ലെന്നതിന് പുറമെ പലതിലും മതിയായ വിവരങ്ങളുണ്ടാവാറുമില്ല. പലതും ആധികാരികമല്ല താനും. സ്പാര്‍ക്കിലെ തിരിച്ചറിയല്‍ കാര്‍ഡ് ഇതിന് ഒരു പരിഹാരമാണ്. അതുകൊണ്ടു തന്നെ സ്ക്കൂളുകളടക്കം പല സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളും സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിന്ന് ജനറേറ്റ് ചെയ്തെടുത്ത ഐഡന്റിറ്റി കാര്‍ഡ് ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ട്. ഇതേക്കുറിച്ച് ഒരു പോസ്റ്റ് പ്രസിദ്ധീകരിക്കണമെന്ന മാത്​സ് ബ്ലോഗ് വായനക്കാരുടെ ആവശ്യപ്രകാരം കോഴിക്കോട് ലോ കോളേജിലെ മുഹമ്മദ് സാര്‍ തയ്യാറാക്കിയ ലേഖനമാണ് ചുവടെ നല്‍കിയിരിക്കുന്നത്. സ്പാര്‍ക്കിലെ വിവിധ മൊഡ്യുളുകളില്‍ നല്‍കിയിട്ടുള്ള വിവരങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ സര്‍ക്കാര്‍ മുദ്രയോടു കൂടിയ ഭംഗിയുള്ള ഐഡന്റിറ്റി കാര്‍ഡ് എളുപ്പം ഉണ്ടാക്കിയെടുക്കാം. സ്പാര്‍ക്കില്‍ നിന്ന് ജനറേറ്റ് ചെയ്തെടുത്ത ഐഡന്റിറ്റി കാര്‍ഡിന്റെ ഉദാഹരണം നോക്കുക. നിസാര്‍ സാറിന്റെ ഐഡന്റിറ്റി കാര്‍ഡാണ് ചുവടെ ഉദാഹരണമായി നല്‍കിയിരിക്കുന്നത്.


എല്ലാ വിവരങ്ങളുമടങ്ങിയ ഐഡന്റിറ്റി കാര്‍ഡുകള്‍ എങ്ങിനെ ജനറേറ്റ് ചെയ്യാമെന്ന് നോക്കാം. ആധികാരികമായി വിതരണം ചെയ്യുന്ന ഐ.ഡി കാര്‍ഡുകള്‍ക്ക് കാര്‍ഡ് നമ്പര്‍ നിര്‍ബന്ധമാണ്. കാര്‍ഡ് വിതരണം ചെയ്യുന്നത് രേഖാമൂലമായിരിക്കുകയും വേണം. അതിനാല്‍ വലിയ ഓഫീസുകള്‍ ഈ ആവശ്യത്തിന് മാത്രമായി ഒരു ഫയലും ഒരു രജിസ്റ്ററും സൂക്ഷിക്കണം. കുറച്ച് ജീവനക്കാരുള്ള ഓഫീസാണെങ്കില്‍ രജിസ്റ്ററിന്റെ ഉപയോഗം ഫയലില്‍ തന്നെ ഉള്‍ക്കൊള്ളിക്കാം. കാര്‍ഡിന്റെ ദുരുപയോഗവും മറ്റും കാരണം ഭാവിയില്‍ ഉണ്ടായേക്കാവുന്ന പ്രശ്നങ്ങളും മറ്റും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് ഇത് അത്യാവശ്യമാന്. ആദ്യമായി ഐ.ഡി കാര്‍ഡ് ജനറേറ്റ് ചെയ്യാന്‍ തുടങ്ങുന്ന ഓഫീസുകള്‍ Service Matters ലെ Employee ID Card ല്‍ പ്രവേശിച്ച് Initialise Identity Card Number എന്ന ലിങ്കില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഡിപ്പാര്‍ട്ട്മെന്റും ഓഫീസും തെരഞ്ഞെടുത്ത ശേഷം ആദ്യ കാര്‍ഡിന് നല്‍കേണ്ട നമ്പര്‍ Card No. എന്ന ഫീല്‍ഡില്‍ നല്‍കി Proceed കൊടുക്കുക. നമ്പര്‍ 1 മുതല്‍ തുടങ്ങുന്നവരുണ്ട്. 100 മുതലോ, 1000 മുതലോ ഒക്കേ ഇഷ്ടം പോലെ ആകാം. ഇക്കാര്യം ഫയലിലും രജിസ്റ്ററിലും രേഖപ്പെടുത്തിയാല്‍ മതി. എന്നാല്‍ നേരത്തെ സ്പാര്‍ക്കിലൂടെ അല്ലാതെ രേഖാമൂലം ഐ.ഡി കാര്‍ഡുകള്‍ നല്‍കിക്കൊണ്ടിരിക്കുന്ന ഓഫീസുകള്‍ അതിന്റെ തുടര്‍ച്ചയായ നമ്പര്‍ നല്‍കുകയാണ് വേണ്ടത്. ഇല്ലെങ്കില്‍, ഒരു ഓഫിസില്‍ ഒരെ നമ്പറില്‍ രണ്ട് കാര്‍ഡുകള്‍ ഉണ്ടാകാനിടയായേക്കാം. ഐ.ഡി കാര്‍ഡ് നമ്പറിന് തുടക്കമിടുന്നത് ഒരിക്കല്‍ മാത്രം ചെയ്യേണ്ട പ്രവ്ര്‌ത്തിയാണ്. പിന്നീട് ജനറേറ്റ് ചെയ്യുന്ന കാര്‍ഡുകളില്‍ ക്രമത്തില്‍ നമ്പര്‍ വന്ന് കൊള്ളും.

കാര്‍ഡ് നമ്പറുകള്‍ക്ക് തുടക്കമിട്ട ശേഷം Back ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഏകദേശം മുഴുവന്‍ ജീവനക്കാരുടെയും കാര്‍ഡ് പ്രിന്റ് ചെയ്യാനുദ്ദേശിക്കുന്നുവെങ്കില്‍ Designation ല്‍ All സെലക്ട് ചെയ്ത് ആവശ്യമുള്ള എല്ലാവരെയും ഒരുമിച്ച് എളുപ്പത്തില്‍ സെലക്ട് ചെയ്യാം. അതല്ലെങ്കില്‍ Designation ല്‍ ബന്ധപ്പെട്ട ജീവനക്കാരുടെ തസ്തിക മാത്രം തെരഞ്ഞെടുത്തും മുമ്പോട്ട് പോകാം. Draft Print സെലക്ട് ചെയ്ത് Confirm നല്‍കിയ ശേഷം Generate ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍, തെരഞ്ഞെടുത്ത എല്ലാ ജീവനക്കാരുടെയും, കാര്‍ഡ് നമ്പര്‍ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ലാത്ത ഡ്രാഫ്റ്റ് കാര്‍ഡുകള്‍ ഒരുമിച്ച് ഒരു പി.ഡി.എഫ് ഫയലായി ലഭിക്കും.
അവസാനമായി പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്ന കാര്‍ഡുകളില്‍ പിശകുകളില്ല എന്നുറപ്പാക്കുന്നതിനാണ് Draft Print സൌകര്യം നല്‍കിയിരിക്കുന്നത്. അതിനാല്‍ Draft Print ല്‍ പിശകില്ല എന്നുറപ്പ് വരുത്തിയ ശേഷം മാത്രമെ Final Print നല്‍കാന്‍ പാടുള്ളൂ. Draft Card കളുടെ പ്രിന്റ് എടുത്ത് ബന്ധപ്പെട്ട ജീവനക്കാര്‍ക്ക് പരിശോധനക്കാന്‍ നല്‍കി ഒപ്പ് വാങ്ങി ഫയല്‍ ചെയ്ത ശേഷം Final Print എടുത്താല്‍ പിശകുകളും ജീവനക്കാരുടെ പരാതിയും ഒഴിവാക്കാന്‍ കഴിയും. എത്ര തവണ വേണമെങ്കിലും Draft Print എടുക്കുന്നതിന് വിരോധമില്ല.

Draft Print ല്‍ പിശകുകളുണ്ടെങ്കില്‍ അവ പരിഹരിക്കുന്നതിന്, ഐഡന്റിറ്റി കാര്‍ഡില്‍ പ്രതിഫലിക്കുന്ന വിവരങ്ങള്‍ എന്തൊക്കെയാണെന്നും ഇവയെല്ലാം ശരിയായി ലഭിക്കുന്നതിന് എന്ത് ചെയ്യണമെന്നുമാണ് താഴെ വിവരിക്കുന്നത്. (ആദ്യ കാര്‍ഡുണ്ടാക്കുന്നതിന് മുമ്പ് കാര്‍ഡ് നമ്പറിന് തുടക്കമിടണമെന്നതൊഴിച്ചാല്‍, ഐഡന്റിറ്റി കാര്‍ഡുണ്ടാക്കുന്നതിന് മാത്രമായി; സ്പാര്‍ക്കിലെ വിവിധ മോഡ്യൂളുകളില്‍ നല്‍കിയിട്ടുള്ള വിവരങ്ങളില്‍ കൂടുതലായി മറ്റൊന്നും നല്‍കേണ്ടതില്ല)

1. Government Emblem: ഇത് എല്ലാ കാര്‍ഡിലുമുണ്ടാകും
2. Name of Department: ഓരോ വകുപ്പിലെയും ജീവനക്കാരുടെ കാര്‍ഡില്‍ ആ വകുപ്പിന്റെ പേരുണ്ടായിരിക്കും.
3. Employee Number (PEN): കാര്‍ഡില്‍ തനിയെ വരും
4. Name: തെറ്റുണ്ടെങ്കില്‍ Personal Memoranda യില്‍ തിരുത്തണം
5. Designation: ശരിയല്ലെങ്കില്‍ Present Service Details ല്‍ ശരിയായത് തെരഞ്ഞെടുക്കണം
6. Date of Birth: Personal Memoranda യില്‍ നിന്നാണെടുക്കുന്നത്. തെറ്റുണ്ടെങ്കില്‍ അവിടെ തിരുത്തണം
7. Date of joining: Present Service Details ല്‍ ചേര്‍ത്ത തിയ്യതി തന്നെയാണ് കാര്‍ഡിലും. ഇതില്‍ തെറ്റുണ്ടെങ്കിലും അവിടെ തിരുത്തണം.
8. Date of issue and validity period: രണ്ടും തനിയെ വരുന്നതാണ്. (ഒരു കാര്‍ഡിന്റെ കാലാവധി അഞ്ച് വര്‍ഷത്തേക്കാണ്)
9. Photo and Signature of employee: Employee Details നിന്നുമാണ് രണ്ടും എടുക്കുന്നത്. എന്തെങ്കിലും അപാകതയുണ്ടെങ്കില്‍, Service Matters- Personal Details ലൂടെ പ്രവേശിച്ച് പഴയ ഒപ്പ്/ ഫോട്ടോക്ക് പകരം പുതിയത് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്ത് ശരിയാക്കണം.
10. Signature of issuing authority: ഏത് രീതിയില്‍ കാര്‍ഡ് ഉണ്ടാക്കുകയാണെങ്കിലും, കാര്‍ഡ് ഉണ്ടാക്കിയെടുത്ത ശേഷം ബന്ധപ്പെട്ട അധികാരി പേനയുപയോഗിച്ച് രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടതാണ്. സ്കാന്‍ ചെയ്തും മറ്റും കാര്‍ഡില്‍ ചേര്‍ക്കരുത്.
11. Permanent address and Present address: തെറ്റുകളുണ്ടെങ്കില്‍ Employee Details ലെ Contact Details ല്‍ ശരിയാക്കണം.
12. Place of Posting: ഈ വിവരങ്ങള്‍ Code Masters ലെ ‘Office‘ ല്‍ നിന്നുമാണെടുക്കുന്നത്. നമ്മുടെ വരുതിയിലുള്ളതല്ല. തെറ്റുണ്ടെങ്കിലും അപൂര്‍ണ്ണമാണെങ്കിലും സ്പാര്‍ക്കിനെ സമീപിക്കണം. (ഓഫീസിന്റെ പേര്, സ്ഥലം, പോസ്റ്റ്, ജില്ല, പിന്‍, ഫോണ്‍ നമ്പര്‍ എന്നിവയടങ്ങിയതാണ് Place of Posting)
13. E-mail: Contact Details ല്‍ ചേര്‍ക്കുന്ന ഇ-മെയില്‍ വിലാസമാണ് കാര്‍ഡില്‍ വരുന്നത്.
14. Blood Group: Personal Memoranda യില്‍ നിന്നും.

മേല്‍ പറഞ്ഞ രീതിയില്‍ പിശകുകള്‍ തീര്‍ത്ത ശേഷം Final Print നല്‍കാം. Final Print നല്‍കുമ്പോള്‍ ലഭിക്കുന്ന പി.ഡി.എഫ് ഫയല്‍ സി.ഡി യിലും മറ്റും സേവ് ചെയ്തോ -മെയില്‍ വഴിയോ കാര്‍ഡ് മേകേഴ്സിന് എത്തിച്ച് കൊടുത്ത് 25/30 രൂപ മുതല്‍ വിലയുള്ള ഭംഗിയുള്ള കാര്‍ഡുകള്‍ തയ്യാറാക്കാം. ഈ കാര്‍ഡുകളില്‍ ഓഫീസ് തലവന്റെ ഒപ്പ് ചേര്‍ത്ത ശേഷം രജിസ്റ്ററില്‍ ചേര്‍ത്ത് ജീവനക്കാരന്റെ ഒപ്പും വാങ്ങിയ ശേഷം വിതരണം ചെയ്യാം. Final Print ന്റെ ഒരു പേപ്പര്‍ പ്രിന്റ് ഫയലിലും സൂക്ഷിക്കണം. സ്പാര്‍ക്ക് സംശയങ്ങള്‍ ചോദ്യങ്ങളാണെങ്കില്‍ ധൈര്യമായി കമന്റു ചെയ്യുമല്ലോ.

UID Status Updation (സംസ്ഥാനത്തെ എല്ലാ ഗവ., ഗവ.എയ്ഡഡ് വിദ്യാലയങ്ങള്‍ക്കും)

UID Status Updation (സംസ്ഥാനത്തെ എല്ലാ ഗവ., ഗവ.എയ്ഡഡ് വിദ്യാലയങ്ങള്‍ക്കും)

സംസ്ഥാനത്തെ സ്കൂളുകളില്‍ ഈ വര്‍ഷംമുതല്‍ തലയെണ്ണല്‍ എന്ന പ്രക്രിയ ഒഴിവാക്കിയല്ലോ..? പകരം കുട്ടികളുടെ ഏകീകൃത തിരിച്ചറിയല്‍ നമ്പറിലൂടെയാണ് കാര്യങ്ങള്‍ പകരംവെയ്ക്കുന്നത്. എന്നാല്‍ പ്രസ്തുതപ്രക്രിയയ്ക്ക് നിയോഗിക്കപ്പെട്ടിരുന്നത് കെല്‍ട്രോണ്‍, അക്ഷയ എന്നീ ഏജന്‍സികളാണ്. പ്രസ്തുത പ്രവര്‍ത്തനം ത്വരിതപ്പെടുത്തുന്നതിനായി ഒരു ആക്ഷന്‍ പ്ലാന്‍ അടിയന്തിരമായി സര്‍ക്കാര്‍ നടപ്പാക്കുവാന്‍ ഉദ്ദേശിക്കുന്നുണ്ട്. സംസ്ഥാനത്തെ സ്കൂള്‍വിദ്യാര്‍ഥികള്‍ക്ക് സര്‍ക്കാരിന്റെ നിര്‍ദ്ദേശപ്രകാരം നടപ്പിലാക്കുന്ന UID സ്കീം സമയബന്ധിതമായി പൂര്‍ത്തിയാക്കുന്നതിനു വേണ്ടി നിലവില്‍ UID/EID/NPR വഴി രജിസ്റ്റര്‍ ചെയ്ത വിദ്യാര്‍ഥികളുടെ വിവരങ്ങള്‍ ലഭിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഇതിനായി നല്‍കിയിരിക്കുന്ന സൈറ്റിലൂടെയാണ് വിവരങ്ങള്‍ upload ചെയ്യേണ്ടത്. അതിന്റെ ചുമതലകളാകട്ടെ ഓരോ വിദ്യാലയത്തിലേയും അതത് ക്ലാസ് ടീച്ചര്‍മാര്‍ക്കാണെന്ന് വിശദമാക്കുന്ന ഡി.പി.ഐയുടെ സര്‍ക്കുലര്‍ കണ്ടിരിക്കുമല്ലോ. യു.ഐ.ഡി വിവരങ്ങള്‍ പോര്‍ട്ടലിലേക്ക് എന്റര്‍ ചെയ്യേണ്ടതെങ്ങനെയെന്ന് ചുവടെ വിശദീകരിച്ചിരിക്കുന്നു.
UID പോര്‍ട്ടലില്‍ വിവരങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുമ്പോള്‍ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍
വിദ്യാഭ്യാസവകുപ്പിന്റെ UID എന്‍റോള്‍മെന്റ് സ്റ്റാറ്റസ് രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള സൈറ്റിലേക്കാണ് ആധാര്‍ രജിസ്ട്രേഷന്‍ കഴിഞ്ഞ കുട്ടികളുടെ വിവരങ്ങള്‍ എന്റര്‍ ചെയ്യേണ്ടത്.
സൈറ്റിന്റെ ഹോംപേജില്‍ യൂസര്‍ നെയിമും പാസ്‌വേഡും നല്‍കുക.ഓരോ സ്ക്കൂളിന്റേയും സ്ക്കൂള്‍ കോഡാണ് ലോഗിന്‍ ചെയ്യാനായി യൂസര്‍നെയിമായും പാസ്‌വേഡായും നല്‍കേണ്ടത്. UID പോര്‍ട്ടലില്‍ വിവരങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തേണ്ടതെങ്ങനെക്കുറിച്ചുള്ള വിശദവിവരങ്ങള്‍ ഈ ലിങ്കില്‍ നിന്നു ഡൗണ്‍ലോഡ് ചെയ്തെടുക്കാം.

DATA LOCKING IN SPARK

DATA LOCKING IN SPARK

ഫെബ്രുവരി 28 നുള്ളില്‍ എല്ലാ സ്ഥാപനമേലധികാരികളും ജീവനക്കാരുടെ ഫോട്ടോ, ഒപ്പ് എന്നിവയടക്കമുള്ള സകല വിവരങ്ങളും ചേര്‍ത്ത് സ്പാര്‍ക്കിലെ എല്ലാ ഫീല്‍ഡുകളും അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യണമെന്നും അവ വെരിഫൈ ചെയ്ത് ലോക്ക് ചെയ്യണമെന്നുമുള്ള സര്‍ക്കുലര്‍ മാത്‌സ് ബ്ലോഗിന്റെ സന്ദര്‍ശകര്‍ ഡൗണ്‍ലോഡ്സ് പേജിലെ 10-02-2013 എന്ന തീയതില്‍ നല്‍കിയിരുന്നത് കണ്ടിരിക്കുമല്ലോ. അതുപ്രകാരം ചില ട്രഷറികളില്‍ ഫെബ്രുവരി മാസത്തെ ശമ്പളബില്ലിനോടൊപ്പം സ്പാര്‍ക്ക് വിവരങ്ങള്‍ ലോക്ക് ചെയ്തു എന്നു കാണിച്ചു കൊണ്ടുള്ള സ്ഥാപനമേലധികാരിയുടെ സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ് കൂടി ആവശ്യപ്പെടുന്നുണ്ട്. എന്തായാലും എല്ലാ ജീവനക്കാരുടേയും വിവരങ്ങള്‍ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കില്‍ 2013 മാര്‍ച്ച് മാസത്തിലെ സാലറി സ്പാര്‍ക്ക് വഴി പ്രൊസസ് ചെയ്യാന്‍ സാധിക്കില്ലെന്നാണ് സ്പാര്‍ക്ക് പോര്‍ട്ടലില്‍ ഇപ്പോള്‍ Warning കാണിച്ചു കൊണ്ടിരിക്കുന്നത്. അതായത് ഇനിയാരെങ്കിലും തങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിലെ വിവരങ്ങള്‍ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കില്‍ സമയപരിധി അവസാനിച്ചെങ്കിലും ഒട്ടും സമയം പാഴാക്കാതെ ഇന്നു തന്നെ ഈ വിവരങ്ങള്‍ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യണമെന്ന് ചുരുക്കം. അവര്‍ക്ക് വേണ്ടിയാണ് കോഴിക്കോട് ഗവ.ലോ കോളേജിലെ മുഹമ്മദ് സാര്‍ ഈ പോസ്റ്റ് തയ്യാറാക്കിയിരിക്കുന്നത്. മാത്​സ് ബ്ലോഗിന്റെ വായനക്കാര്‍ക്ക് അദ്ദേഹത്തെ പരിചയപ്പെടുത്തേണ്ട യാതൊരു ആവശ്യവുമില്ല. സ്പാര്‍ക്കിലെ പ്രശ്നങ്ങള്‍ക്ക് മറുപടി നല്‍കാന്‍ ഇന്നു കേരളത്തിലുള്ളതില്‍ വെച്ച് ഏറ്റവും മിടുക്കന്മാരിലൊരാളാണ് അദ്ദേഹം. സര്‍വ്വീസ്, പേ റോള്‍ സംബന്ധമായ വിവരങ്ങള്‍ തെറ്റ് കൂടാതെ സ്പാര്‍ക്കില്‍ ചേര്‍ത്ത ശേഷം ഡാറ്റ ലോക്ക് ചെയ്യുന്നതെങ്ങിനെയെന്ന് ചുവടെ ലഘുവായി അദ്ദേഹം വിവരിക്കുന്നു. സംശയങ്ങള്‍ കമന്റായി ചോദിക്കാം.

Step 1: താങ്കളുടെ ഓഫീസില്‍ Head of Office ന് ലോഗിന്‍ പാസ്സ്‌വേര്‍ഡ് ഇല്ലെങ്കില്‍ DMU വിനെ ബന്ധപ്പെട്ട് പാസ്സ്‌വേര്‍ഡ് ലഭ്യമാക്കുക. ഒരിക്കല്‍ ലോക്ക് ചെയ്ത ഡാറ്റ ആവശ്യമുള്ളപ്പോള്‍ അണ്‍ലോക്ക് ചെയ്യാന്‍ ഇപ്പോഴത്തെ സെറ്റിങ്സ് പ്രകാരം Controlling Officer ക്ക് മാത്രമെ സാധിക്കൂ എന്നതിനാലാണ് ഈ മുന്‍‌കരുതല്‍.

Step 2: Service Matters – Controlling Officers ല്‍ Office തെരഞ്ഞെടുത്ത് Details of Current Head of Office ന് താഴെ Head of Office ന്റെ PEN നല്‍കുമ്പോള്‍ താഴെ വിവരങ്ങള്‍ തെളിഞ്ഞ് വരും. ശേഷം Confirm ചെയ്യുക.

Step 3: Administration- Lock Employee Record വഴിയാണ് ഡാറ്റ ലോക്ക് ചെയ്യുന്നത്. ഇത് തെരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോള്‍ Lock Employee Record എന്ന തലവാചകത്തോടെ താഴെ കാണുന്ന വിന്‍ഡോ ലഭിക്കും. ഡാറ്റാ ലോക്കിങ്ങ് ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, ലോക്ക് ചെയ്യപ്പെടുന്ന വിവരങ്ങള്‍ മുഴുവനും ചേര്‍ത്ത് ശരിയാണെന്ന് ഉറപ്പ് വരുത്തിയിരിക്കണം. ഏതെല്ലാം വിവരങ്ങളാണ് പരിശോധിക്കേണ്ടതെന്ന് മനസ്സിലാക്കുന്നതിനും അവ പടിപടിയായി ചേര്‍ത്ത് പരിശോധിച്ചുറപ്പ് വരുത്തുന്നതിന് സഹായകരമാകുന്നതിനും വേണ്ടിയാണ് ഈ മെനു ഇപ്പോള്‍ തെരഞ്ഞെടുത്തിരിക്കുന്നത്. മറിച്ച് ഇപ്പോള്‍ ഡാറ്റ ലോക്ക് ചെയ്യാന്‍ തുടങ്ങരുത്. ഈ വിന്‍ഡോയുടെ ഒരു പ്രിന്റ് എടുക്കുകയോ അതല്ലെങ്കില്‍ Details എന്ന കോളത്തിലെ ഇനങ്ങള്‍ കടലാസില്‍ കുറിച്ചെടുക്കുകയോ ചെയ്യുക. പിന്നീട് ഈ മെനുവില്‍ നിന്ന് പുറത്ത് കടന്ന് ഓരോ ഫീല്‍ഡിലെയും വിവരങ്ങള്‍ പൂര്‍ണ്ണമായി ചേര്‍ത്തിട്ടുണ്ടെന്നും അവ ശരിയാണെന്നും ഉറപ്പ് വരുത്തണം. ജീവനക്കാരുടെ സര്‍വ്വീസ് ബുക്കിലും ഓഫീസില്‍ ലഭ്യമായ മറ്റ് ആധികാരിക രേഖകളിലുമുള്ള വിവരങ്ങള്‍ മാത്രമെ സ്പാര്‍ക്കിലും ചേര്‍ക്കാന്‍ പാടുള്ളൂ. ജീവനക്കാര്‍ വാചാ നല്‍കുന്ന വിവരങ്ങള്‍ ഒരിക്കലും ചേര്‍ക്കാ‍ന്‍ പാടില്ല എന്നോര്‍ക്കുക. അങ്ങിനെ ആധികാരികമായി ലഭ്യമല്ലാത്ത വിവരങ്ങള്‍ ഒഴിച്ചിടണം. സ്പാര്‍ക്കില്‍ ചേര്‍ക്കേണ്ട വിവരങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് ജീവനക്കാര്‍ക്ക് നല്‍കി അവര്‍ എഴുതി നല്‍കുന്ന വിവരങ്ങളനുസരിച്ച് സ്പാര്‍ക്കില്‍ അപ്ഡേഷന്‍ നടത്താനും പാടില്ല. ഇത് ഓരോ ജീവനക്കാരന്റെയും സര്‍വ്വീസ് ബുക്ക് അയാള്‍ തന്നെ എഴുതിച്ചേര്‍ത്ത് പരിപാലിക്കുന്നതിന് തുല്യമാണെന്നോര്‍ക്കുക. സെല്‍ഫ് ഡ്രോയിങ്ങ് ഓഫീസര്‍മാരുടെ ഡാറ്റ ലോക്ക് ചെയ്യേണ്ടതില്ല.

Step 4: Personal Memoranda, Present Service Details & Contact Details: Administration- Edit Employee Record വഴി പ്രവേശിച്ച് ഇവ മൂന്നും അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാം. ഇവിടെ ചേര്‍ക്കുന്ന Present Address, Permanent Address, Blood Group തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങളാണ് ഐ.ഡി കാര്‍ഡിലും പ്രതിഫലിക്കുന്നത്. Blood Group ന് ടെസ്റ്റ് സര്‍ട്ടിഫിക്കറ്റ് ആവശ്യപ്പെടാം. ലഭ്യമല്ലെങ്കില്‍ ഒഴിച്ചിടണം. ഫോട്ടോ, ഒപ്പ് തുടങ്ങിയവ മാറ്റുന്നതിനും മറ്റും പ്രയാസമനുഭവപ്പെടുന്നുവെങ്കില്‍ Service Matters- Personal Details വഴിയും ഈ മെനുവില്‍ പ്രവേശിച്ച് കാര്യങ്ങള്‍ ശരിയാക്കിയെടുക്കാമെന്നോര്‍ക്കുക.

Step 5: Probation, Training, Awards, Performance Report, Quarters: ഇവയെല്ലാം Service Matters, Personal Details ലെ Employees Details ന് താഴെയുള്ള വിവിധ മെനു തെരഞ്ഞെടുത്ത് ലഭ്യമായവ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാം. 

Step 6: Service History: മേല്‍ പറഞ്ഞ രീതിയില്‍ ഇവിടെയും പ്രവേശിക്കാം. പക്ഷെ ഒഴിച്ചിടാനാകില്ല. സര്‍വ്വീസ് രജിസ്റ്റര്‍ പ്രകാരം അതാത് കാലത്തെ ഏറ്റവും പുതിയ വിവരങ്ങള്‍ തുടര്‍ച്ചയോടെയും തെറ്റ് കൂടാതെയും ചേര്‍ത്തിരിക്കണം.

Step 7: Recruitment, Family Details, Qualifying Service, Disciplinary Action: സര്‍വ്വീസ് ബുക്കില്‍ ലഭ്യമാണെങ്കില്‍ ചേര്‍ക്കാം. അല്ലാത്തവ ചേര്‍ക്കപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യണം.

Step 8: Leave Availed: സര്‍വ്വീസ് ബുക്കിലെ EL, HPL Accounts എടുത്ത് അതാത് കാലങ്ങളില്‍ എടുത്ത ലീവ് തുടക്കം മുതല്‍ മുഴുവനും ചേര്‍ത്തിരിക്കണം. ഡാറ്റാ ലോക്കിങ്ങില്‍ സ്പാര്‍ക്കിലെ Leave Account ന്റെ കാര്യം പറഞ്ഞിട്ടില്ല എന്നത് ശ്രദ്ധേയമാണ്. ലീവ് അക്കൌണ്ട് ആവശ്യാനുസരണം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാതെ Leave Availed ചേര്‍ക്കാന്‍ കഴിയില്ല എന്നത് കൊണ്ടാകാം. അതിനാല്‍ Leave Availed ല്‍ പ്രവേശിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് Leave Account അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് Service Matters- Leave- Leave Account വഴി പ്രവേശിക്കണം. EL തെരഞ്ഞെടുക്കുക. നിലവില്‍ ചേര്‍ക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്ന വിവരങ്ങള്‍ തെറ്റാണെങ്കില്‍ Delete All നല്‍കി ക്ലിയര്‍ ചെയ്ത ശേഷം Enter Opening Balance തെരഞ്ഞെടുത്ത ശേഷം സര്‍വ്വീസ് രജിസ്റ്ററിലെ Earned Leave Account പേജിലെ ആദ്യ ലീവ് എന്‍‌ട്രിയുടെ To Date സ്പാര്‍ക്കിലെ As on Date ആയും അതിന് നേരെ രജിസ്റ്ററിലെ നാലാം കോളത്തിലെ ലീവ് സ്പാര്‍ക്കില്‍ No. of Days ആയും നല്‍കി Proceed കൊടുക്കണം. തുടര്‍ന്ന് Enter Opening Balance on subsequent date ഉപയോഗിച്ച് സര്‍വ്വീസ് ബുക്കിലെ നാലാം കോളത്തിലെ ലീവ് മുഴുവനും അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാം. ഇതെ രീതിയില്‍ തന്നെ HPL Account ഉം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാം. ഇനിയും Leave Availed അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിന് പ്രയാസമുണ്ടാകില്ല.

Step 9: Present Salary: Salary Matters- Changes in the month- Present Salary: പ്രധാനപ്പെട്ടതാണെങ്കിലും ശംബള ബില്‍ എടുത്തു കൊണ്ടിരിക്കുന്നതിനാല്‍ ഇവിടെ കാര്യമായി ഒന്നും ചെയ്യാനുണ്ടാകില്ല. പക്ഷെ, Deductions ലെ വിവരങ്ങള്‍ സംശയമുണ്ടെങ്കില്‍ പരിശിധിക്കേണ്ടതാണ്. അങ്ങിനെയാണെങ്കില്‍ Salary Matters- Changes in the month- Deductions ഉപയോഗിക്കുന്നതാകും എളുപ്പം. 

Step 10: Deputation, Qualification, Dep. Tests, Regularisation, Nominees: Step 5 ല്‍ ചെയ്ത പ്രകാരം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാം.

Step 11: Leave Surrender: Step 5 ലെ Employees Details വഴി മുന്‍‌കാല സറണ്ടറുകള്‍ ചേര്‍ക്കാന്‍ കഴിയുന്നുണ്ടെങ്കില്‍ ചേര്‍ക്കാം. പക്ഷെ എല്ലാം ചേര്‍ക്കാന്‍ കഴിയുമെന്ന് തോന്നുന്നില്ല. അതിനാല്‍ ഇത് നിര്‍ബന്ധമാണെന്ന് പറയുന്നതില്‍ യുക്തിയില്ല എന്നാണ് തോന്നുന്നത്. Benefit Details, Loan Details എന്നിവയുടെ കാര്യത്തില്‍ കൂടുതല്‍ വിശദീകരണം വേണ്ടതില്ലായെന്ന് തോന്നുന്നു.

Step 12: ഇപ്പോള്‍ Step 3 ല്‍ വിവരിച്ച പ്രകാരം Lock Employee Record ല്‍ പ്രവേശിച്ച് ഓരോന്നായോ ഒന്നിച്ചോ ഡാറ്റാ ലോക്കിങ്ങ് നടത്താം.

ഇത്രയും ചെയ്താല്‍ തല്‍ക്കാലം സര്‍ക്കുലറില്‍ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന പ്രകാരം നമ്മുടെ ജോലി അവസാനിച്ചു.

സ്പാര്‍ക്ക് നിരന്തരം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്തിരിക്കുന്ന ഒരു പോര്‍ട്ടലാണ്. ഇതേക്കുറിച്ച് മുഹമ്മദ് സാര്‍ എഴുതിയ ലേഖനംഇവിടെ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് വായിക്കാം.